De werkkostenregeling (WKR) is een belangrijk onderdeel van de Nederlandse belastingwetgeving dat werkgevers de mogelijkheid biedt om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers belastingvrij te geven. Dit systeem is ontworpen om administratieve lasten te verlichten en om het voor werkgevers aantrekkelijker te maken om extra voordelen aan hun personeel te bieden.

Wat is de Werkkostenregeling?

De WKR stelt werkgevers in staat om een bepaald percentage van de totale loonsom (de vrije ruimte) te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit kan variëren van bijvoorbeeld een kerstpakket tot een fiets van de zaak. Het doel is om werknemers te belonen en te motiveren zonder dat daar belasting over betaald hoeft te worden.

Nihil Waardering
Nihil waardering houdt in dat bepaalde verstrekkingen of vergoedingen geen waarde hebben voor de belasting. Dit betekent dat ze niet meetellen voor de vrije ruimte van de WKR. Hier zijn vijf voorbeelden van nihil waardering:

1. Consumptie op de werkplek: De werkgever mag consumpties, snacks e.d. op de werkplek vrij vergoeden en valt onder de nihil waardering.

2.  Laptop of smartphone: Als een werkgever een laptop of smartphone verstrekt voor zakelijk gebruik, vallen deze kosten onder de nihil waardering.
3. Personeelsfeest: Wanneer het feest op de werkplek gegeven wordt valt dit onder de nihil waardering (geschenken buiten beschouwing gelaten).
4.Bedrijfsfitness: De werkgever mag op de werkplek onder de nihil waardering bedrijfsfitness aanbieden.
5. Bedrijfskleding: Kosten voor uniformen/werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of op het werk achter blijft, valt onder de nihil waardering.

Werkkosten

Werkkosten zijn de kosten die een werkgever maakt voor het verstrekken van voordelen aan werknemers. Dit kan variëren van vergoedingen tot verstrekkingen. Voorbeelden van werkkosten zijn:

1. Kerstpakketten: Een werkgever kan een kerstpakket geven aan werknemers, wat als werkkosten wordt beschouwd.

2. Maaltijden: Maaltijden die geen zakelijk karakter heeft valt binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

3. Reiskostenvergoeding: De werkgever mag meer dan € 0,23 per km onbelast vergoeden, het meerdere valt dan binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
4. Teamuitjes: Kosten voor teamuitjes of bedrijfsfeesten buiten de werkplek vallen onder de werkkosten.

5. Bedrijfskleding: Kosten voor uniformen/werkkleding die de werknemer mee naar huis neemt en ook privé kan dragen valt onder de werkkosten

Gerichte Vrijstelling

Gerichte vrijstellingen zijn specifieke vergoedingen of verstrekkingen die volledig belastingvrij zijn en niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Hier zijn enkele voorbeelden:

1. Studiekosten: Kosten voor opleidingen die niet door de werkgever zijn opgelegd, maar die de werknemer zelf kiest, kunnen belastingvrij worden vergoed.
2. Cursus/overnachting: Als een werknemer voor het werk ergens anders moet overnachten en niet naar huis kan, dan kunnen de kosten belastingvrij worden vergoed.
3. Kleine geschenken: Geschenken ter waarde van maximaal € 25 per jaar, zoals een verjaardagscadeau of een kerstgeschenk, vallen onder nihil waardering.
4. Vergoedingen voor reiskosten: Als een werknemer met eigen vervoer naar een klant reist, kan de werkgever de reiskosten vergoeden zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte.

5. Extraterritoriale kosten: werkgever mag de extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking onbelast vergoeden, dit is een gerichte vrijstelling.

Conclusie

De werkkostenregeling biedt werkgevers de mogelijkheid om hun werknemers op een belastingvriendelijke manier te belonen. Door gebruik te maken van nihil waardering, werkkosten en gerichte vrijstellingen kunnen werkgevers hun personeel motiveren en tevreden houden. Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de regels en mogelijkheden binnen de WKR om optimaal gebruik te maken van deze regeling. Heb je vragen over de werkkostenregeling of wil je meer weten? Laat het me weten!